高效應(yīng)付賬款管理帶您走向成功之路
對許多公司而言,優(yōu)化應(yīng)付賬款（AP）流程是一件困難且令人沮喪的事情。雖然公司已花費了大量精力對其進行流程再造,也使用了如ERP、OCR、EDI等文件管理和電子發(fā)票技術(shù),但結(jié)果都差強人意,實屬治標不治本。因此很多企業(yè)會把應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)進行外包,通過勞動力套利方式來降低成本。
實現(xiàn)高效、無差錯應(yīng)付賬款流程所面臨的挑戰(zhàn)
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非標準發(fā)票
絕大多數(shù)商業(yè)發(fā)票（至少在美國如此）都是以紙質(zhì)文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來傳遞的,而且各個供應(yīng)商的商業(yè)發(fā)票格式都大不相同,這對人工處理造成了很大困難。采購是否來自已核準的供應(yīng)商？采購訂單（PO）是否和ERP系統(tǒng)相匹配？這都是應(yīng)付賬款管理團隊需要考慮的問題。
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非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)
在應(yīng)付賬款處理流程中,需手工將各種規(guī)格的發(fā)票進行轉(zhuǎn)錄,以符合公司的標準格式。這種重復性工作既慢又容易出錯。而許多起初看起來簡單明了的應(yīng)付賬款活動,執(zhí)行起來確實復雜且低效。對這一流程的優(yōu)化,將能夠直接轉(zhuǎn)化為財務(wù)和企業(yè)優(yōu)勢。
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材料核查及審批
處理應(yīng)付賬款時,還需對資料進行審核。比如：“PO是否有對應(yīng)的提貨單？”“發(fā)票金額是否與PO一致？”。此外,在審批的過程中還要檢查“授權(quán)支付所需的文件是否已經(jīng)備妥？”
機器人自動化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、數(shù)字化
實現(xiàn)應(yīng)付賬款自動化,需要排除一個財務(wù)障礙,并采取三個技術(shù)步驟。財務(wù)障礙是投資回報率（ROI）。應(yīng)付賬款工作只是一個很小的領(lǐng)域,在此進行大規(guī)模的軟件投資需要充足的理由。
技術(shù)步驟包括：
第一步：自動化
軟件機器人必須替代應(yīng)付賬款管理人員的人工操作
第二步：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)
必須對流程中出現(xiàn)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化處理
第三步：數(shù)字化
必須在員工、供應(yīng)商和主要提供報告、分析及決策支持的第三方之間建立一個高度自動化的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)流
采取上述三個步驟之后,應(yīng)付賬款工作（相當于“收據(jù)到ERP”業(yè)務(wù)流程外包合同中通常包含的內(nèi)容）就實現(xiàn)了自動化,其自動化活動的結(jié)果和數(shù)據(jù)會與公司ERP系統(tǒng)進行無縫集成。此外,新功能,比如通過移動設(shè)備進行付款審核和授權(quán),也都將成為可能。這三個步驟還幫助那些在“采購到付款（P2P）”流程中大量使用人工作業(yè)的企業(yè)進行更深層次的自動化,進而幫助他們降低成本、提高績效,在輕松實現(xiàn)合規(guī)管理的同時還能實時了解應(yīng)付賬款的狀態(tài)。
每年需手工處理的商業(yè)發(fā)票占比
應(yīng)付賬款自動化解決方案
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自動捕獲數(shù)據(jù)并進行錄入
我們使用OCR技術(shù)來掃描識別紙質(zhì)或電子版（如PDF或電子郵件）商業(yè)發(fā)票,其字符準確率可達95%以上。所有文檔操作都保存在歸檔日志文件中,以備審計和合規(guī)檢查之用。
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高度自定義工作流自動化規(guī)則
應(yīng)付賬款自動化方案通過高度自定義工作流程規(guī)則來適應(yīng)復雜的P2P流程背后的業(yè)務(wù)邏輯,以此實現(xiàn)高效、直觀的端到端自動化流程,進而便于處理諸如雙向或三向文檔匹配、ERP系統(tǒng)對帳和特殊項目（如沒有對應(yīng)PO的商業(yè)發(fā)票）的分支流程處理等。
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審批及異常處理
應(yīng)付賬款流程方案簡化了審批活動,許多審批流程都可在基于規(guī)則的前提下自動完成,有效減少人工參與。受路徑,匹配和流轉(zhuǎn)行為影響,當數(shù)據(jù)不符合自動化工作流標準時,就會觸發(fā)異常機制。通過遵循事先設(shè)定的重新分發(fā)規(guī)則,盡可能減少異常情況的發(fā)生。這些規(guī)則旨在發(fā)現(xiàn)異常并將其升級分發(fā)給具有適當技能的員工。此外,該解決方案還使用實時監(jiān)測來標記異常點,用于規(guī)則核查和欺詐監(jiān)測。
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合規(guī)與治理
在應(yīng)付賬款自動化解決方案中內(nèi)嵌了合規(guī)和治理控制機制,如角色授權(quán)和職責劃分等。此外,記錄全部自動化活動的歸檔日志文件,還將顯著降低審計成本、提高審計效率。
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靈活性與適應(yīng)性
應(yīng)付賬款解決方案具有超高靈活性和適應(yīng)性。在不影響性能和準確性的前提下,可輕松滿足由業(yè)務(wù)增長、收購、重組帶來的業(yè)務(wù)量變化。實時性能監(jiān)測和記錄歸檔,有助于推動對新的分析與預測能力的需求。
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